Secretaría Municipal

Gustavo Aned Chávez Sepúlveda

Compete al Secretario Municipal las funciones de dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo municipal, desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, como asimismo secretario del concejo, y también del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil.

 

Entre sus principales funciones destacan:

·         Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

·         Secretario del Concejo Municipal.

·         Secretario del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil.

·         Dirigir el constante flujo, control, archivo y conservación de la documentación de la Oficina de Partes, OIRS, y Oficina de Transparencia. 

·         Llevar el Registro Público de las organizaciones comunitarias formadas a través de la ley 19.418

·         Desempeñar todas aquellas funciones indicadas en otros cuerpos legales.}

 

I.- UNIDADES A CARGO SECRETARÍA MUNICIPAL                                

I.I- Oficina de Partes, OIRS

Unidad operativa que entre sus funciones está:

·         Recepcionar, registrar, procesar, despachar, clasificar y archivar la documentación oficial ingresada al municipio.

·         Distribuir la documentación en forma oportuna y expedita a su destino final.

·         Clasificar y archivar actas de concejo y documentos que deban cumplir con un periodo de tiempo, de acuerdo a las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República y los cuerpos legales que sobre el particular se dicten.

·         Supervisar los plazos de la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

 

 

I.2.- Transparencia Municipal

·           Es la encargada de satisfacer las necesidades de información de los usuarios tanto en lo que dice relación con el funcionamiento de la municipalidad como la aplicación de la ley de transparencia.

·         Encarga de administrar la Ley del Lobby, para funcionarios de la Municipalidad y Concejo Municipal

 

II.- Secretaría Concejo Municipal

·         Informar a los concejales de las sesiones de Concejo.

·         Compilar y organizar documentación destinada al Concejo Municipal para conocimiento y resolución.

·         Elaboración de los Acuerdos. Distribución y seguimiento de los mismos.

·         Requerir a las unidades Municipales de las informaciones solicitadas por los miembros del Concejo, para posterior entrega del Alcalde y Presidente del Concejo Municipal. Seguimiento de las mismas.

·         Coordinar mesas de trabajo y funcionamiento.

·         Mantener archivo digital y documental de acuerdos y Actas del Concejo Municipal.

 III.- Secretaría Administrativa y registro de organizaciones comunitarias, asociaciones y corporaciones.

·         Recibir los antecedentes sobre la constitución de nuevas organizaciones comunitarias que soliciten su inscripción en el Registro de Organizaciones Comunitarias de conformidad a la Ley 19.418, y de aquellas que se realicen al amparo del Código Civil, de modo de proceder a su inscripción y obtención de su personalidad jurídica.

·         Mantener Registro físico y digital actualizado de las Organizaciones Comunitarias, de las Asociaciones y Corporaciones.

·         Preparar los documentos que den respuesta a las organizaciones, ya sea informándoles de la conformidad de los antecedentes que avalaron su inscripción o detallándoles las observaciones que deben subsanar para que su personalidad jurídica quede a firme.

·         Atender requerimientos sobre antecedentes y documentación que soliciten socios, Unidades Municipales   o público en general sobre Organizaciones Comunitarias, Asociaciones y Corporaciones. 

·         Enviar al Servicio del Registro Civil los antecedentes de constitución y de modificaciones realizadas por las Organizaciones Comunitarias que se rigen por la Ley 19.418 y de aquellas constituidas en el marco legal del Código Civil.