La Secretaría Municipal, que depende directamente del Alcalde, estará a cargo de un secretario municipal, quien dentro de sus funciones genéricas debe dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo, y desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales.
La Secretaría Municipal deberá cumplir las siguientes funciones específicas:
1.- Desarrollar las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades en relación a la constitución y funcionamiento del Concejo.
2.- Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la Declaración de Intereses establecidas por la Ley 18.575.
3.- Cumplir las funciones que le asigna la Ley N°19.418 sobre juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias.
4.- Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el artículo 177 inciso segundo del Código del Trabajo.
5.- Transcribir las resoluciones del Alcalde, las actas y acuerdos de Concejo de sus sesiones ordinarias y extraordinarias, velar por el cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación.
6.- Proponer fecha y temarios para las sesiones del Concejo, preparar las citaciones a sesión cuando corresponda y elaborar las actas correspondientes, enviando copia a los integrantes.
7.- Llevar el libro correlativo y actualizado de actas y acuerdos del Concejo, conservando su archivo ordenado y metódico.
8.- Administrar la correspondencia del Concejo Municipal.
9.- Supervisar a las unidades que corresponde en la confección de los decretos, ordenanzas, reglamentos e instrucciones que le solicite el Alcalde.
10.- Servir de Secretaría Administrativa y Ministro de Fe del Consejo Económico Social Comunal.
11.- Cumplir diversas actividades en la constitución del Consejo Económico Social Comunal, de acuerdo a la Ley 18.695, Artículo 94° y siguientes.
12.- Realizar labores de ministro de fe y de conservador del registro de organizaciones comunitarias de la comuna, de acuerdo a lo establecido en la Ley 19.418.
13.- Otras funciones que la ley señale o que la autoridad superior asigne.
ARTÍCULO N°16: LA OFICINA DE PARTES, INFORMACIONES, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y ARCHIVOS DEPENDE DIRECTAMENTE DE LA SECRETARÍA MUNICIPAL Y SU OBJETIVO ES:
1.- Mantener un constante flujo,control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.
2.- Mantener registros numerados correlativamente de decretos, reglamentos, ordenanzas, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la municipalidad.
3.- Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificaciones y distribución de la correspondencia oficial.
4.- Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la municipalidad.
5.- Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del municipio, de acuerdo a la técnicas de conservación y clasificación existente.
6.- Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.
7.- Informar al público acerca del estado de tramitación de sus reclamos o peticiones, y orientarlos acerca de procedimientos y antecedentes necesarios para la obtención de servicios y beneficios que otorga la municipalidad.
8.- Recibir y dar tramitación a la presentación y reclamos que formule la ciudadanía local, según el procedimiento que establece el Reglamento de participación ciudadana.
9.- Mantener un índice correlativo delos decretos exentos de registro de Contraloría.
10.- Disponer para consulta de quien lo solicite los siguientes antecedentes de acuerdo al artículo 98 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades N° 18.695:
a) El Plan Comunal de desarrollo, el presupuesto municipal y el plan regulador comunal con sus correspondientes seccionales, además de las políticas específicas.
b) El reglamento interno, el reglamento de contrataciones y adquisiciones, la ordenanza de participación y todas las ordenanzas y resoluciones municipales .
c) Los convenios, contratos y concesiones.
d) Las cuentas públicas de los alcaldes en los últimos tres años.
e) Los registros mensuales de gastos efectuados al menos en los últimos dos años.
11.- Encargado de recepcionar las solicitudes de la Ley 20.285 de Transparencia, llevar registro de solicitudes, archivo de solicitudes y respuestas.
12.- Las demás funciones que señale la ley o su jefe directo le encomiende.
Artículo 17°: La Oficina de Transparencia dependerá directamente del Secretario Municipal y mantendrá a disposición permanente del público información de acuerdo a la Ley N° 20.285, de acceso a la información pública activa y pasiva. Documentación que se debe tener permanentemente actualizada en la página web de la Municipalidad:
a) Los actos y documentos que han sido objeto de publicación en el Diario Oficial y aquellos que digan relación con las funciones, competencia y responsabilidades de la Municipalidad de Renaico.
b) Todas las resoluciones que adopta la Municipalidad, es decir las Ordenanzas, Reglamentos Municipales, Decretos Alcaldicios o Instrucciones (Art. 12° Inciso Final, Ley 18.695).
c)El plan comunal de desarrollo, el presupuesto municipal y el plan regulador comunal con sus correspondientes seccionales y las políticas específicas (Art 12° Inciso Final, Ley 18.695).
d) El reglamento interno, el reglamento de contrataciones y adquisiciones, la ordenanza de participación y todas las ordenanzas y resoluciones municipales (Art 98° letra B, Ley 18.695).
e) Los convenios, contratos y concesiones (Art 98° letra C, Ley 18.695).
f) Las cuentas públicas del alcalde de los últimos 3 años (Art 98° letra D, Ley 18.695)
g) Los registros mensuales de gastos efectuados al menos los últimos 2 años (Art 98° letra E, Ley 18.695).
h) Además corresponderá ingresar y actualizar la información dispuesta en el sitio web municipal www.renaico.cl en el banner denominado “Transparencia Municipal”, procurando establecer un estándar completo y actualizado de la información y documentos por parte de las unidades municipales responsables, permitiendo al público usuario el acceso expedito y de fácil identificación.
